Reglas para ser más efectivos con el email

Uno de los mejores consejos que he escuchado sobre emails y la productividad de aquellos es “No conteste los correos a primera hora en la mañana”, parece ser ilógico, pero si es verdad emails y productividad son dos cosas que chocan el uno contra el otro. Si estamos muy obsesionados con emails, nuestro inbox/papelera en el correo electrónico se mueve a la velocidad de una tortuga y nos amarra la vida.

Con hábitos correctos y buenos métodos podemos sobrepasar este vicio que nos espera al levantarnos o antes de empezar nuestros trabajos.

Abra el “inbox”. Su inbox/papelera es la línea de ensamble de una factoria. Procese lo que tiene al principio. Eso significa que en el momento, entra y siempre sigue la regla de tres, 1. Lee 2. Responde 3. Borra(o archiva) Muchos de nosotros entramos leemos los correos sin tomar acción. Aquí esta el problema grande, mas temprano que tarde debemos regresar a los correos en que no tomamos acción, significando que hicimos el trabajo dos veces, y de resultado dos veces el tiempo botado.

Entonces, siempre existe la probabilidad de perder un correo importante la segunda vez que pasas a leer los correos ya leídos. Por eso, es muy importante leer y responder inmediatamente. Archiva los correos leídos, para que el inbox/papelera contenga los correos mas importantes y los que necesitan acción.

Los correos no son listas. Los correos se pueden volver en un listado de acciones, “to do” list, en Gmail con Labels y en Microsoft Outlook con banderas. Pero es fácil perder estos en el inbox/papelera con el resto de correos. Es mas eficiente guardarlos con puntos de acción importantes en un lugar separado y archivar el correo para cualquier referencia futura. Usted puede volver sus correos en ítems de acción en GMAIL usa Tasks o Tareas llendo a la parte donde esta el dropdown/desplegable que dice “mail”.

Apague notificaciones. Eficiencia en el correo electrónico es también lo que usted envía y lo que usted recibe. Todos los sitios que usted se inscribe con un correo, significa que recibirá notificaciones automáticamente. No hay nada mas tedioso y que mata la productividad que es unas constantes notificaciones de Facebook y Twitter.

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